随着社会的发展和法制的完善，合同在商业活动中的作用日益凸显。为了确保合同的执行和管理的有效性，一个完善的合同档案管理制度是必不可少的。本文将就合同档案管理制度的建立和实施进行详细的阐述，并提供一个范例供参考。

一、制度概述

合同档案管理制度是为了规范公司合同的签订、执行、管理和归档等一系列流程，从而保障公司的合法权益，降低经营风险。本制度涵盖了合同的分类、档案管理的责任分配、文件合同的归档要求、档案的保管期限及销毁、以及档案的借阅等方面。

二、合同分类

根据公司的业务范围和性质，我们将合同分为以下几类：采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同、企发合同和其他合同。每类合同都有其特定的签订和执行流程，相关部门需按照相应的程序进行操作。

三、档案管理的责任分配

合同档案管理的归口部门为公司经营管理部，负责所有文件编号归档、非采购和非销售类合同的盖章和合同编号分配等工作。各部门需设立档案管理员，协助管理本部门的合同档案，负责合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理等。

四、文件合同归档要求

文件合同的编号规则需遵循一定的体系，例如销售合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号和部门代码组成。合同签订人在合同上签字后，需办理合同评审手续，经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，最后到印鉴管理员处登记并盖章。所有的合同原件需在双方盖章生效后，将一份原件送到档案管理员处存档。

五、合同档案保管期限及销毁

正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。根据不同合同的金额和重要性，保管期限分为10年、15年、50年和永久保存。超过保管期限且无保存价值的档案，在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后销毁，并将清单立卷永久保存。

六、档案借阅

公司合同原件原则上不予借出。特殊情况需要借阅时，借阅人需填写借阅申请单，经过相应级别的审批后，方可借阅。借出的档案应在一周内归还，逾期未还者将被发出催还单，若一周内仍不归还，将采取进一步的措施。

七、结语

一个健全的合同档案管理制度对于公司的长远发展具有不可估量的作用。通过规范合同的管理，不仅可以保护公司的经济利益，还可以提高公司的运营效率，为公司的战略目标提供有力的支持。

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