在前期物业管理合同中,应明确物业管理范围、管理费用、合同期限、合同终止、违约责任等内容。例如,物业管理范围包括保安巡逻及安全管理、公共区域清洁和维护、绿化带和花园的管理、垃圾处理与环境卫生管理、消防设备的维护与检修、公共设施的维护与管理、停车场管理等。管理费用应包括物业管理服务所需的人力、设备和材料等费用,并符合国家规定的收费标准。合同期限可根据实际情况进行协商,一般为几年。如果合同有效期届满时双方无异议,可协商续签新的合同;如有异议,则应提前几个月书面通知对方。
在前期物业管理方案中,还需要明确具体的工作程序和标准。例如,每天定时检查电梯的运行情况,并做好记录。公共钥匙要有借有还,借出要签字,做好业主和外部人员钥匙的借用记录。发现违章使用电梯、乱倒垃圾、损坏公共设施的行为,通过对讲系统及时记录并制止,并进行劝说。如遇业主搬运物品,告知业主注意事项,监督业主对楼道单元门、电梯的使用情况,直到搬运结束,如有损坏及时告知管理员。每天对楼道消防防盗门、楼道消防箱、安全出口灯、消防报警器进行检查,并做好记录。时间为上班后、下班前各一次。
前期物业管理方案之高层负责人职责包括:在业主接房中积极宣传文明和谐小区建设要求和建设部《室内装饰装修管理办法》,告知业主禁止高空抛物及防火常识;负责防盗门、防火门、管道井、梯间玻璃等公共设施设备的巡视和维护工作;负责公共防火及钥匙管理,保证特殊情况的快速使用,领导装修管理员做好业主前期的装修管理工作;领导电梯管理员对电梯使用管理,负责电梯、消防设施等特种设备的检查和维护工作;负责接待业主的各类投诉,并与开发公司等相关单位积极协调联系解决;做好突发事件预案,发生突发事件时要及时启动预案,防止重大事故发生,协助处理各类突发事件。
总之,前期物业管理合同是规范物业管理活动的重要文件,对于保障业主和物业服务企业的合法权益具有重要意义。在制定前期物业管理方案时,应充分考虑到各方面的需求和实际情况,确保物业管理工作的顺利进行。